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"Brauchen wir ein Dokumentenmanagement-System?"

Wenn auch Sie sich diese Frage stellen und überlegen, ob ein Dokumentenmanagement-System sinnvoll für Ihr Unternehmen ist, können Ihnen die folgenden 8 Anzeichen die Entscheidung erleichtern.

8 Anzeichen, die für ein Dokumentenmanagement-System sprechen:

Die Erstellung neuer Dokumenten kostet uns viel Zeit und Personal.
Mit zunehmender Dokumentenzahl wird die Mitarbeiterbelastung noch größer.
Beim manuellen Kopieren identischer Inhalte von einem in ein anderes Dokument entstehen mitunter Fehler (z.B. Kopier-, Auslassungs- oder Schreibfehler).
Es kommt vor, dass veröffentlichte Web- und Printdokumente für ein und dasselbe Finanzinstrument inhaltlich differieren.
Die laufende Aktualisierung von bestehenden Dokumenten erfolgt manuell. Das kostet Zeit und führt häufig zu Fehlern.
Die Erstellung von Dokumenten in anderen Sprachen ist sehr zeitintensiv; oft passieren dabei auch Fehler.
Der aktuelle Bearbeitungsstand eines Dokumentes ist häufig unklar. Das verzögert den Bearbeitungsprozess und führt zu Missverständnissen.
Dateien werden oft nicht gefunden.
Dateien werden unbeabsichtigt verändert, überschrieben oder gelöscht.

Kennen Sie diese Fälle? Trifft die eine oder andere Tatsache auch für Ihr Unternehmen zu?

Dann sollten Sie über die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems nachdenken!

Denn herkömmliche Systeme sind nicht dafür ausgelegt, die komplexen Prozesse eines Dokumentenmanagements abzubilden und die verschiedenen Anforderungen an die Bearbeitung, Verwaltung, Veröffentlichung und Archivierung von Dokumenten zu erfüllen.

CS Legal gehört zu den flexibelsten Dokumentenmanagement-Systemen im Finanzbereich und bietet Ihnen alle Möglichkeiten, Ihre Prozesse zu vereinfachen und alle Ihre Dokumente rechtssicher zu veröffentlichen und zu archivieren. Mengen-, zeit- und ortsunabhängig

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Dann sollten Sie über eine automatisierte Dokumentenerstellung nachdenken.

Das Dokumentenmanagementsystem CS Legal kann Ihnen helfen, den gesamten Prozess der Dokumentenerstellung, -bearbeitung,- veröffentlichung und Archivierung (rechts-) sicher und (kosten-) effizient zu managen.

10 Anzeichen, die für ein Dokumentenmanagement-System sprechen:

1. Die Erstellung neuer Dokumenten kostet uns viel Zeit und Personal.
Mit zunehmender Regulatorik und Dokumentenanzahl wird das Problem noch größer.

2. Bei der Erstellung neuer Dokumente kommt es oft zu Fehlern.

3. Laufende Aktualisierungen erfolgen nicht immer in allen betroffenen Dokumenten.

4. Es kommt vor, dass veröffentlichte Inhalte für ein und dasselbe Finanzinstrument
nicht in allen Medien konsistent sind.

5. Die Erstellung von Dokumenten in anderen Sprachen ist sehr aufwendig,
insbesondere wegen länderspezifischer Anpassungen. Hier kommt es auch oft zu Fehlern.

6. Der aktuelle Bearbeitungsstand eines Dokumentes ist häufig unklar.
Das führt zu Missverständnissen und verzögert den Bearbeitungsprozess.

7. Die gemeinsame Dokumentenbearbeitung durch verschiedene Personen ist kompliziert,
da keine unterschiedlichen Berechtigungen vergeben werden können.
So sind Dokumente oft unzureichend geschützt. Das erschwert und verzögert den Prozess.

8. Informationen, die für die Dokumentenerstellung und -bearbeitung benötigt werden,
müssen oft zeitaufwendig gesucht werden.

9. Manche Dokumente existieren mehrfach in verschiedenen Versionen.

10. Dateien werden manchmal unbeabsichtigt verändert, überschrieben oder gelöscht.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Trifft die eine oder andere Tatsache auch für Ihr Unternehmen zu?

Dann sollten Sie über die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems nachdenken!

CS Legal gehört zu den flexibelsten Dokumentenmanagement-Systemen im Finanzbereich und bietet Ihnen alle Möglichkeiten, Ihre Prozesse zu vereinfachen und alle Ihre Dokumente rechtssicher zu erstellen, zu verwalten, zu veröffentlichen und zu archivieren.

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