Verteilung BaFin

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Case Study CS Legal

Verteilung BaFin


ZIELSETZUNG

Ein wesentlicher Bestandteil bei der Bereitstellung der Pflichtdokumente zu Finanzanlageprodukten ist die Belieferung der Aufsichtsbehörden wie die BaFin mit den geforderten Dokumenten.

So müssen bei den strukturierten Finanzprodukten die Endgültigen Bedingungen (Final Terms) und bei Fonds die Verkaufsprospekte an die BaFin übermittelt werden.

In Zeiten der Digitalisierung und hoher Personalkosten ist eine automatisierte Bereitstellung der geforderte status quo.

HERAUSFORDERUNGEN

Die Aufsichtsbehörden der jeweiligen Länder in denen die Finanzprodukte vertrieben werden sollen, stellen digitale Schnittstellen bereit, um die Dokumente einreichen zu können. Für eine automatisierte Verteilung an die Aufsichtsbehörden muss die Verteilung in den Prozess der Erstellung und Freigabe integriert werden. Bei der Verteilung muss sichergestellt werden, dass die richtigen Dokumente an die richtige Aufsichtsbehörde gesendet werden.

Nachdem die Dokumente eingereicht wurden, werden sie von den Aufsichtsbehörden geprüft. Über den Status der Prüfung werden Reports erstellt, die wiederum automatisiert bezogen und den berechtigten Anwendern zur Verfügung gestellt werden sollen.

VORGEHENSWEISE

Entsprechend der Spezifikationen wurden die Schnittstellen zur BaFin zur Einreichung der Dokumente und zur Abfrage der Reports implementiert. Mit der Fachabteilung wurden die fachlichen Anforderungen zur Verteilung der Dokumente besprochen. Basierend auf diesen Erkenntnissen wurden Konfigurationsmöglichkeiten geschaffen, um Dokumente entsprechend ihrer Metadaten in die korrekten Verteilungskanäle zu übermitteln. Im Laufe der Umsetzung hatte die BaFin ihre Dienstleistungen dahingehend erweitert, dass sie die Verteilung der Dokumente an ausländische Aufsichtsbehörden übernimmt. Anhand der Metadaten, die mit dem Dokument übermittelt werden, übernimmt die BaFin die Verteilung an die richtige ausländische Aufsichtsbehörde.

Die Reports über den Status der eingereichten Dokumente werden automatisiert ins Legal-System eingestellt und stehen somit den berechtigten Anwendern zur Einsicht zur Verfügung.

Kundennutzen

Die Bereitstellung und Überprüfung der seitens der Aufsichtsbehörden benötigten Dokumente erfolgt automatisiert über den regulären Erstellungs- und Freigabeprozess der Pflichtdokumente zu den Finanzprodukten.

Damit entfällt die manuelle Bereitstellung über zahlreiche unterschiedliche Plattformen.

Die automatisierte Einreichung ist somit ein weiterer Baustein in der Digitalisierung des Erstellungsprozesses der Pflichtdokumente zu Finanzanlageprodukten.